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      2018/01/16

GoogleAppsScriptで応募人材の取りこぼしを防ぐ

 
google apps script

この記事を書いている人 - WRITER -
中小企業向けのコンサル、介護チェーンの立ち上げを経て、採用や企業ブランディング、戦略策定の支援をしています。最近はリファラル(縁故)採用や、採用に特化した動画制作、自社サイトからのダイレクトリクルーティングの支援などなど。面白いことしかしたくないアラフォーです。妻1、子供2、大阪在住。通年ダイエット中。

介護ベンチャーの店舗拡大を進めていた時、毎月20名近くの採用を行っていました。採用したのが20名なので、実際に応募してきた人材数はその数倍です。

多いときにはたかだか2〜300名の規模の会社にも関わらず、応募が100名近くありました。私としてはできるだけよい人材に仲間になってもらいたかったので、見込み薄と感じても全ての方に対応したいわけです。

しかし、1次面接の対応者は各店舗を巡回するマネージャー。当然、ファーストコンタクトで電話を受ける、といったことは不可能です。そうすると誰か他の事務の方が電話を受けて、取次をします。マネージャーは他の業務もしているわけでリアルタイムで取次を受けられない場合もあります。結果コストをかけて集めた応募者を取りこぼすということがよくありました。

当時、使い始めたGoogleAppsScriptを使ってこの課題が大幅に改善させることができました。ちょうど最近そのGoogleAppsScriptを活用するのに(初心者にとって)最適な書籍が出たので、ご紹介したいと思います。

そもそも、取りこぼしが起こるか

当時この問題を解決するのに、「なぜ、取りこぼしが起こるのか?」と考えました。マネージャーも人材は欲しくてたまらないわけです。しかし、その応募者の連絡にスグに対応しない。矛盾します。

そこで取りこぼしが起こった状況をヒアリングすると、情報共有に課題があることがわかりました。当時はマネージャーひとりひとりにノートPCと携帯を支給していました。帳票などはPCで、日常的なやり取りは携帯電話で行っていました。まだLINEなどが普及する前だったので、電話会議も携帯をつなぎ合って行っていました。

日常業務はこれで十分でしたが、応募者からの連絡には不十分なところがありました。その当時でも20数カ所の店舗があり、マネージャーも複数店舗を受け持っていました。その為、応募があっても全て前向きに対応できるわけではありませんでした。どのような職種が欲しいか、今応募状況はどうかなど前提条件が違い、それらを踏まえて応対する必要があります。

なので、応募があったら先方の連絡先はもちろんどの事業所に応募なのか、経験があるのかなどできるだけ事前情報も仕入れたい。しかし、電話を受けたオフィスのスタッフがそこまでヒアリング項目を把握するのは難しく、結果相手の名前も聞き忘れる始末でした。

また、マネージャーも店舗巡回中であれば、必ずしも連絡の電話を受け取れるとは限りません。結果、PCにメールで送ってもらって、それを確認してから電話するという非常に長いプロセスになってしまっていたのです。

どうにかしてこのプロセスを改善できないかと思い行き着いたのがGoogleAppsScriptでした。

GoogleAppsScriptとは

Google Apps Scriptとは、その名の通りGoogleが提供をしている、JavaScriptのスクリプト環境のことです。その特徴として、Googleの各サービスと連携しており、(Gmailなどのgoogleのサービスを利用していれば)誰でも簡単に使うことができます。通常これらの言語は使用する環境やサーバーなど事前設定だけでもそれなりの手間がかかるため、初心者には敷居が高いのですが、Google Apps Scriptではこれらがgoogle側で用意されており、簡単に使い始めることができます。

例えばGoogleSpreadSheetに入力したアドレスに一斉にメールを送るとか、GoogleCalenderのイベントに応じてブラウザにポップアップを出すなど、様々なことが実現できます。

そこで私は誰が求人への応募電話を受けても一定のヒアリングができ、かつその情報がスグにマネージャーの携帯に通知されるようにできないかと考えました。具体的にはGoogleSite(Googleのサイト作成機能)にGoogleフォームでアンケート形式の電話受取フォームを作りました。そして電話を受けた人は必ずこのフォームに入力してもらいます。そこに書いて項目はマネージャーが聞きたい項目です。そして、そのフォームを入力し終わると、内容はGoogleSpreadSheetに保存されると同時に各担当マネージャーの携帯にメールで通知されます。

これであれば、マネージャーが聞きたい内容もヒアリングでき、リアルタイムで通知をすることもできます。流れを整理すると以下のようになります。

  1. 人材が電話をオフィスにかけてくる
  2. 事務の人間が電話を受ける
  3. フォームにそってヒアリングをし、折り返すことを約束し電話を切る
  4. フォームに入力し、送信する
  5. マネージャーの携帯に通知され、折り返しを行う

GoogleAppsScript導入の結果

この仕組みを導入したお陰で、大幅に取りこぼしが減りました。個々人の能力に頼る対応を省くことが正解だったのです。さらにオフィス内での業務効率も格段に上がりました。主に事務の方というのはマネージャーや役職者の事務作業を手伝っていたのですが(当時の介護事業は紙ベースの作業がとても多かった)こういった電話応対は実はすごく時間を取るのです。

マネージャーにすぐに取り次げれば良いのですが、そうでなければ、繋がるまで探さなければなりません。人材の件は最優先だったので、おざなりにはできなかったのです。それがフォームに書いて送ってしまえばそれで終わりです。次の仕事に取り掛かれます。

またマネージャーからも同様の仕組みを使って、他にも解決してもらいたいことがあるという声もあがりました。店舗型ビジネスは当時は(今も?)非常に非効率な部分が多く、改善を求める声は多かったのです。しかし、それに見合う投資が出来るかというと成長中の企業であればあるほど拡大の方に投資を振り分けてしまう悪い癖があるもの。なかなかできていませんでした。

GoogleAppsScriptは基本無料で使えます(アカウント利用には若干の費用がかかっていましたが)扱う側が勉強し、工夫さえできれば、非常に便利な機能をドンドン追加することができました。

その後も総務に対する相談受付の仕組みや各店舗の管理帳票を一覧にする仕組みなどGoogleには本当に助けられた記憶があります。

GoogleAppsScriptの欠点は・・・

とはいえ困ったこともありました。それは学ぶ書籍が圧倒的に少ないこと。当時はまだまだGoogleのサービスも今ほど知られていない状況で、手探りに近い状態でした。GmailやGoogleCalenderなど基本サービスは解説も徐々に出始めていましたが、GoogleAppsScriptその一歩深いところの機能です。発売されている書籍も簡単な紹介で終わっているような状況でした。

でどうしたかというと、Javascriptの書籍を参考にしました。実はGoogleAppsScriptはJavascriptの一種です。なので、仕方なくJavascriptの本を図書館や書店で買い集め、参考文例を修正する形で実装していきました。

が、Javascriptの一種でありながらも、JavascriptではないのがGoogleAppsScript。本に書いてあることがそのまま使えないことも多々あり、本当に苦労した記憶があります。

あの時欲しかったGoogleAppsScript完全入門

そして先日「詳解! GoogleAppsScript完全入門 ~GoogleApps & G Suiteの最新プログラミングガイド~」という書籍が販売されました。中を見ると当時苦労していた自分に渡してあげたい内容で満載です。GoogleAppsScriptとはというそもそもの話から始まり、エディタの使い方に基本構文、関数と初心者が悩んだらいつでも達戻れるような参考書的な項目がまずあります。そして後半は実際にGoogleAppsScriptを使うシチュエーションをイメージできる各サービスごとの解説がコード付きで示されます。

自分は飽きっぽいので出来上がりのイメージが湧かないとテンションが落ちてしまうほうなのですが、このように目に見える形で何を作ろうとしているのかが示されるのは本当に助かります。

実際にはここに書かれた内容を組み合わせて、自分が作りたい内容に近づけていく作業となります。家庭教師のように常に横に置いて使えそうです。ああ、当時本当に欲しかった。

とは言え、書籍の中にも書かれていますが、GoogleAppsScriptは常に進化しているそうです。だからこれを元に更に使いこなしていくことで自分も更にスキルアップできそうです。

こういったサービスはGoogleAppsScript以外にもドンドンと開発されています。当社で行っているリファラル採用しかり、各企業が外注ではなく低コストで自分の会社の力を高める事ができるようになってきました。

ちょっとだけ勉強すれば、これまでは全く不可能だったことも実現できるワクワクする世の中が来ていると実感しています。私もこの書籍を元に新しいサービスを考えてみたいと思います。ぜひ皆さんも書籍を手に取り、世の中をより楽しく便利にしていきませんか。楽しいですよ。

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中小企業向けのコンサル、介護チェーンの立ち上げを経て、採用や企業ブランディング、戦略策定の支援をしています。最近はリファラル(縁故)採用や、採用に特化した動画制作、自社サイトからのダイレクトリクルーティングの支援などなど。面白いことしかしたくないアラフォーです。妻1、子供2、大阪在住。通年ダイエット中。
 

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